Poniżej znajdziecie Państwo wskazówki związane z organizacją wydarzeń w naszej uczelni. W zależności od skali i charakteru wydarzenia są to różne działania, a więc katalog jest szeroki. Zapraszamy do korzystania z tych podpowiedzi.
- Sprawdzenie dostępności sali
-
Termin wydarzenia najczęściej ustalany jest według dostępności auli lub sali, dlatego też w pierwszej kolejności należy zapewnić miejsce, w którym odbędzie się wydarzenie.
- Rezerwacja sali
- Zaplanowanie finansów
-
W Elektronicznym Zarządzaniu Dokumentami (EZD) należy wypełnić kosztorys wydarzenia i sporządzić pismo do przełożonego (jeśli dotyczy) z prośbą o zgodę na realizację wydarzenia. Pismo oraz kosztorys powinny być podpisane przez osobę organizującą wydarzenie. Każda zmiana w kosztorysie wymaga aktualizacji. Kosztorys oraz zgodę przełożonego należy przesłać przez EZD do „KOSZTORYSY” (Kwestura).
- Przygotowanie strony informacyjnej
-
Stronę o wydarzeniu należy przygotować w witrynie jednostki organizacyjnej lub ogólnouczelnianej. Ważne, aby była aktualizowana na bieżąco, ponieważ będzie ona źródłem informacji dla potencjalnych uczestników i pracowników innych jednostek uczelni zaangażowanych, np. w proces decyzyjny/pomocniczy/informacyjny/komunikacyjny.
- Przeprowadzenie zapisów na wydarzenie – formularz zgłoszeniowy
-
Zapisy na wydarzenie należy przygotować w aplikacji FORMS dostępnej w Chmurze SGH
W celu ochrony danych osobowych należy zapoznać się z informacjami na stronie
ochrona danych osobowych w SGH
Następnie przygotować klauzulę informacyjną i przesłać do akceptacji Koordynatora Ochrony Danych Osobowych SGH. Zaakceptowana klauzula musi zostać umieszczona na stronie internetowej dotyczącej wydarzenia oraz w formularzu zapisów.
Adres koordynatora Ochrony Danych Osobowych: kodo@sgh.waw.pl
- PATRONATY I SPONSORZY
-
Każda współpraca z firmą zewnętrzną wymaga pisemnej zgody w celu wykorzystania logotypów w materiałach promocyjnych lub umowy w przypadku sponsoringu. Umowa musi być zaakceptowana w EZD (dokument do edycji) przez radców prawnych oraz Kwestora.
- PATRONAT HONOROWY REKTORA SGH
- OPŁATY KONFERENCYJNE
-
Działu Księgowości Finansowej należy złożyć podanie o utworzenie „produktu w systemie SIMPLE” w celu wystawiania faktur.
- CATERING
-
Catering należy zamówić w intranetowym sklepie SGH wybierając opcję „poczęstunek”, a następnie automatycznie złożyć wniosek w systemie WORKFLOW.
Procedura zamawiania cateringu
sklep intranetowy sgh (dostępny po zalogowaniu)
system workflow (dostępny po zalogowaniu)
- NOCLEGI, DOJAZDY, UROCZYSTE KOLACJE
-
Na dodatkowe usługi należy złożyć odpowiednie wnioski w systemie WORKFLOW.
system workflow (dostępny po zalogowaniu)
- ADMINISTRACJA
-
O każdym wydarzeniu należy poinformować administratora budynku. Szczególnie jeśli zachodzi potrzeba dodatkowego wyposażenia sali lub zorganizowania stanowiska recepcyjnego do rejestracji uczestników. Administrator zapewni także ewentualne wzmocnienie obsługi szatni w czasie wydarzenia.
- POTYKACZE, SZTALUGI, DROGOWSKAZY
-
Potykacze, sztalugi lub drogowskazy można wypożyczyć w Dziale Nauki.
- NAGŁOŚNIENIE, PREZENTACJE
-
W przypadku dodatkowego nagłośnienia lub wyświetlania prezentacji należy skontaktować się z akustykami dyżurującymi w konkretnym budynku.
- WSPARCIE INFORMATYCZNE
-
Kontakt z Zespołem Wsparcia Rozwiązań Informatycznych: zwri@sgh.waw.pl
- FOTO
-
W przypadku potrzeby utrwalenia wydarzenia w formie foto prosimy o kontakt z panem Maciejem Górskim z Zespołu Promocji, aby zarezerwować termin i omówić szczegóły współpracy.
Kontakt: maciej.gorski@sgh.waw.pl
- PARKINGI
-
Informacje dotyczące możliwości skorzystania z parkingów wewnętrznych uczelni
- PRZYGOTOWANIE PUBLIKACJI
-
W przypadku przygotowywania publikacji na konferencję lub pokonferencyjnej należy skontaktować się z Oficyną Wydawniczą SGH. WNIOSEK O WYDANIA PUBLIKACJI do wypełnienia znajduje się w systemie EZD.
- FAKTURY
-
Wszystkie faktury zewnętrzne przesłane drogą elektroniczną należy rozliczyć przez system EZD dołączając do nich opis faktury. Faktury tradycyjne należy opisać według procedury zamieszczonej na poniższej stronie i także przesłać przez system EZD.
- PROMOCJA
-
- Projekty graficzne (bez usługi druku) – prosimy o wysłanie briefu co najmniej 2 tygodnie przed wydarzeniem.
-
Projektów graficzne przeznaczone do druku (np. plakaty, rollupy, ulotki, zaproszenia) – prosimy o wysłanie briefu co najmniej miesiąc przed wydarzeniem.
Kontakt: promocja@sgh.waw.pl -
Media społecznościowe – prosimy o kontakt co najmniej 2 tygodnie przed wydarzeniem.
Kontakt: media@sgh.waw.pl -
Usługi w zakresie drukowania realizuje Oficyna Wydawnicza poprzez sklep intranetowy
drukowanie poprzez sklep intranetowy -
Zakup gadżetów reklamowych:
sklep intranetowy z gadżetami uczelni
- znaki graficzne sgh